Tietosuojaseloste: Pakettipalvelut

Seloste päivitetty 13.6.2023

Oy Matkahuolto Ab
Y-tunnus 0111393-9

(Myöhemmin ”Matkahuolto” tai ”me”)

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Matkahuolto käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja, joita Matkahuolto kerää tuottamiensa pakettipalveluiden ja viranomaisten lupa-asiakirjojen toimitusten yhteydessä.

Pakettipalveluilla tarkoitetaan Matkahuollon suorittamia kotimaan tavarankuljetuksia ja lähetysten luovuttamista lähetysten vastaanottajille. Viranomaisten lupa-asiakirjojen toimituksella viitataan Matkahuollon toteuttamaan lupa-asiakirjalähetysten toimittamiseen Matkahuollon nimettyihin noutopisteisiin ja viranomaisten toimipisteisiin Suomessa, sekä lupa-asiakirjojen luovuttamiseen lähetysten vastaanottajille Matkahuollon nimetyissä noutopisteissä.

Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita se käsittelee pakettipalveluiden tuottamisen yhteydessä. Rekisterinpitäjänä Matkahuolto on vastuussa kaikista niistä henkilötiedoista, joita Matkahuolto käsittelee pakettipalveluiden tuottamisen yhteydessä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on Matkahuollolle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi Matkahuolto kerää rekisterinpitäjänä toimiessaan henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsee niitä tarjotakseen sinulle ensiluokkaisia palveluita.

Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa. Kun käsittelemme henkilötietojasi alla kuvattuihin tarkoituksiin, olet selosteessa tarkoitettu rekisteröity ja sinulla on esimerkiksi kohdan 9 mukaiset oikeudet.

Viranomaispalvelujen tuottamisen yhteydessä käsitellyille henkilötiedoille Matkahuolto toimii henkilötietojen käsittelijänä. Viranomaisten lupa-asiakirjojen toimittamisen yhteydessä Matkahuollolla ei ole itsenäistä oikeutta päättää henkilötietojen käsittelyn keinoista ja tarkoituksista, vaan Matkahuolto toimii rekisterinpitäjän ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään Matkahuollon tai puolestamme toimivien liikennöitsijöiden tuottamien matkustajapalveluiden yhteydessä, tutustu Matkahuollon matkustajapalveluita koskevaan tietosuojaselosteeseen.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietoja käsitellään Matkahuollon tai puolestamme toimivien liikennöitsijöiden ja asiamiesten tarjotessa linja-autoasemilla avustuspalveluita liikuntarajoitteisille ja vammaisille henkilöille EU-asetuksen (EU) N:o 181/2011 mukaisesti, tutustu Matkahuollon avustuspalveluita koskevaan tietosuojaselosteeseen.

Osassa Matkahuollon toimipaikoista on käytössä tallentava kameravalvonta, ja asiakkaiden tietoja tallentuu myös kameravalvontatallenteille. Lisätietoja kameravalvonnan avulla kerättyjen henkilötietojen käsittelystä löydät kameravalvontaa koskevasta tietosuojaselosteesta.

Tässä selosteessa kuvattu koskee ainoastaan Matkahuollon taikka sen puolesta toimivien tahojen tietojen käsittelyn tapoja. Huomioithan, että Matkahuollon sähköiset palvelut voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoihin tai yhteisöpalveluihin, mutta Matkahuolto ei voi kontrolloida tällaisten kolmansien osapuolten toimia, eikä Matkahuolto vastaa näiden kolmansien tarjoamien palveluiden yksityisyydensuojakäytännöistä tai näiden palveluiden sisällöistä. Näin ollen on suositeltavaa, että tutustut näiden kolmansien osapuolten palveluiden yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa koskeviin ehtoihin.

1. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa

Oy Matkahuolto Ab
Asiakaspalvelukeskus
PL 100
00101 Helsinki 
tietosuoja@matkahuolto.fi

2. Mitä tietoja käsittelemme

Pakettipalveluiden yhteydessä Matkahuolto käsittelee lähetysten lähettäjiä ja vastaanottajia, tai näiden edustajia taikka valtuuttamia henkilöitä (rekisteröidyt) koskevia sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on välttämätöntä, jotta Matkahuolto voi tarjota palveluita rekisteröidyille ja kehittää palveluitaan.

Matkahuolto voi käsitellä Pakettipalveluiden tarjoamisen yhteydessä seuraavia henkilötietoja:   

• lähettäjän (tai tämän edustajan) sekä vastaanottajan (tai tämän edustajan) koko nimi

• mahdollisen sähköisen asiakastilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus (sähköpostiosoite), salasana tai muu yksilöivä tunnus;  

• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti, äidinkieli;   

• lähetyksen saapumisilmoituksen toimittamiseksi tarvittavat vastaanottajan tiedot, tapauksesta riippuen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite  

  • tapauksesta riippuen lähetyksen toimitusosoite  

  • tapauksesta riippuen lähetyksen sisältöä koskevat tiedot  

  • tapauksesta riippuen lähetystä noudettaessa henkilötunnuksen loppuosa vastaanottajan valtuuttaman edustajan henkilöllisyyden varmistamiseksi  

  • tapauksen mukaan laskutus- tai maksutiedot 

• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenottosi Matkahuollon asiakaspalveluun, mukaan lukien nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut ja antamasi asiakaspalautteet;  

• kyselyihin ja tutkimuksiin antamasi tiedot; 

• tapauksesta riippuen näiden tietojen muutostiedot

Rekisteröityessäsi Matkahuollon sähköisten palveluiden käyttäjäksi, sinua voidaan pyytää syöttämään esimerkiksi seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, syntymäaika, puhelinnumero, valittu salasana sekä tapauksesta riippuen laskutusta koskevat lisätiedot, kuten laskutusosoite ja/tai pankkiyhteystiedot. Lisäksi voit vapaaehtoisesti antaa Matkahuollolle tietoja esimerkiksi kiinnostuksen kohteistasi.

Käyttäessäsi Matkahuollon sähköisiä palveluita, käytöstäsi voidaan kerätä palveluiden käyttöön liittyviä metatietoja, kuten tieto siitä, miltä sivulta olet siirtynyt palveluun, vierailun aika, siirretyn datan määrä, verkkoselaimen tyyppi, IP-osoite, käyttöjärjestelmä ja käyttöliittymä, sekä selainohjelman versio ja kieli. Mikäli vierailet sähköisissä palveluissa rekisteröitymättä tai kirjautumatta, Matkahuolto käsittelee ainoastaan näitä edellä mainittuja metatietoja. Näiden metatietojen avulla yksittäinen käyttäjä ei ole yksilöitävissä, ellet rekisteröidy tai kirjaudu palveluun. Näitä tietoja kerätään evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisätietoja Matkahuollon evästekäytännöistä löydät evästeitä koskevasta selosteestamme.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Rekisterinpitäjänä toimiessaan Matkahuolto käsittelee henkilötietoja palvelun toteuttamisen tarkoituksiin, eli osoitteellisten lähetysten lähettämistä, vastaanottamista ja saapumisilmoitusten lähettämistä sekä bussiennakon tilittämistä sekä henkilön yksiselitteistä yksilöimistä varten.

Lisäksi Matkahuolto käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamisen, hallinnoinnin, kehittämisen ja analysoinnin tarkoituksiin esimerkiksi asiakaspalvelun tarjoamiseksi ja asiakasviestinnän toteuttamiseksi, mahdollisten väärinkäytösten selvittämisen tarkoituksiin sekä mahdollisten oikeusvaateiden esittämisen ja mahdollisia Matkahuoltoa vastaan esitetyiltä oikeusvaateilta puolustautumisen tarkoituksiin sekä suoramarkkinointitarkoituksiin lainsäädännön sallimissa rajoissa ja tämän tietosuojaselosteen kohdan 4 mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Rekisterinpitäjänä toimiessaan Matkahuolto käsittelee henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena. Mikäli Matkahuollon ja rekisteröidyn välillä ei ole sopimusta, kuten pakettien vastaanottajien osalta, Matkahuolto käsittelee henkilötietoja palvelun toteuttamiseen liittyvän oikeutetun etunsa perusteella. Lisäksi henkilötietojen käsittely on osittain tarpeen Matkahuollon lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi (Tiekuljetussopimuslaki (345/1979).

Rekisteröityessäsi Matkahuollon sähköisten palveluiden käyttäjäksi, olet velvollinen antamaan tiettyjä henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin lukuun ottamatta joitakin tapauksia, joissa tietojen toimittaminen ei ole välttämätöntä ja joiden osalta tällöin toisin ilmoitetaan (esimerkiksi kiinnostuksen kohteiden ilmoittaminen). Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää meitä hoitamasta sopimusvelvoitteitamme, mikä voi johtaa siihen, ettet esimerkiksi voi luoda asiakastiliä sähköisiin palveluihimme tai ettemme voi tarjota sinulle tässä selosteessa mainittuja palveluita.

Miten asiakkaiden henkilötietoja yhdistetään

Matkahuolto yhdistää eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voidakseen tuottaa sinulle käytettävyydeltään parempia palveluita. Eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä tietojasi yhdistellään kuitenkin vain siinä tapauksessa, että olet rekisteröitynyt sähköisten palveluiden käyttäjäksi ja käytät eri palveluita, kuten lähetät paketteja tai muuten asioit Matkahuollon kanssa sähköisen asiakastilisi kautta, jolloin tietojesi yhdistäminen perustuu suostumukseesi.

Mikäli et ole ottanut käyttöön Matkahuollon sähköisiä palveluita tai et käytä palveluita sähköisen asiakastilisi kautta, Matkahuolto ei yhdistä eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja, ja silloin tietojasi käsitellään ainoastaan yksittäisten palveluiden tai muissa Matkahuollon tietosuojaselosteissa esitetyn mukaisesti.

Rekisteröidyn velvollisuus todistaa henkilöllisyytensä

Tiekuljetussopimuslaissa asetetaan yksityiskohtaiset vaatimukset niistä tiedoista, jotka lähetyksen lähettäjä tai rahdinkuljettaja on vähintään velvoitettu merkitsemään kuljetusasiakirjaan. Näiden tietojen toimittaminen tai luovuttaminen Matkahuollolle perustuu tiekuljetussopimuslain velvoitteeseen.

Henkilökohtaisesti luovutettavat lähetykset voidaan luovuttaa vain vastaanottajalle, ja tällöin vastaanottajan henkilöllisyystodistus tarkastetaan. Palvelupisteestä noudettaessa tällaisesta lähetyksestä henkilötunnuksen loppuosa kirjataan ylös. Jaettavat paketit luovutetaan osoitteesta tavatulle henkilölle ja henkilöllisyys tarkastetaan, jos kyseessä on lähetys, jolle on valittu Henkilökohtaisesti luovutettava -lisäpalvelu. 

Mikäli Henkilökohtaisesti luovutettava -lisäpalvelulla lähetetyn lähetyksen vastaanottaja (tai tämän valtuuttama henkilö) kieltäytyy pyydettäessä todistamasta henkilöllisyyttään ja luovuttamaan Matkahuollolle henkilötunnuksensa loppuosaa, Matkahuolto ei voi todentaa vastaanottajan tai tämän valtuuttaman henkilön henkilöllisyyttä, eikä siten luovuttaa tälle lähetystä.  

Palvelupisteistä noudettavat muut lähetykset luovutetaan vastaanottajalle toimitetun noutokoodin perusteella, jolloin henkilöllisyystodistusta tai valtakirjaa ei tarvita.

4. Sähköinen suoramarkkinointi

Matkahuolto ei käytä henkilötietojasi sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilman ennalta antamaasi suostumusta. Mikäli olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi ja kieltää Matkahuoltoa käyttämästä henkilötietoja sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit kieltää henkilötietojesi käytön sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin olemalla yhteydessä Matkahuollon asiakaspalveluun.

Matkahuollon ei tarvitse pyytää suostumustasi sähköiseen suoramarkkinointiin, jos tiedot on saatu aiemman asiakkuuden perusteella ja aikaisemman ostotapahtuman yhteydessä. Aiemman asiakkuuden tai aiemman ostotapahtuman perusteella saatuja tietoja käytetään ainoastaan samaan tuoteryhmään kuuluvien tuotteiden tai palveluiden suoramarkkinoinnissa ja vain Matkahuollon suorittamaan suoramarkkinointiin. Myös tällaisessa tilanteessa sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää Matkahuoltoa käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Matkahuolto kerää tietoja rekisteröidyltä itseltään paketteja lähetettäessä ja luovutettaessa sekä muulloin, kun rekisteröity asioi Matkahuollon kanssa joko Matkahuollon fyysisten tai digitaalisten kanavien kautta. Matkahuolto kerää tietoja sinulta myös osallistuessasi markkinointikampanjoihin tai asiakaspalautekyselyihin.

Tietojen luovuttajana Matkahuollolle voi toimia lähetyksen lähettäjä, Matkahuollon yhteistyökumppani taikka yritys tai verkkokauppa, jonka lähetyksiä Matkahuolto kuljettaa. 

Lähetysten luovuttamisen yhteydessä Matkahuolto varmistaa lähetyksen vastaanottajan tai tämän valtuuttaman henkilön henkilöllisyyden, mikäli kyseistä lähetystä ei luovuteta noutokoodia vastaan. Tässä yhteydessä Matkahuolto saa henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä: vastaanottajan tai tämän valtuuttaman henkilön henkilöllisyyden yksiselitteiseksi varmistamiseksi Matkahuolto tallentaa rekisteröidyn henkilötunnuksen loppuosan (Henkilökohtaisesti luovutettava -lisäpalvelulla lähetetyt lähetykset).

6. Henkilötietojen siirrot

Matkahuolto voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille henkilötietojen käsittelijänä toimiville osapuolille tässä selosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Siirtäessään henkilötietoja Matkahuolto on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain Matkahuollon antamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

• Matkahuollon Suomessa toimiva kuljetusketju eli kuljetus- ja jakelukumppanit sekä palveluverkosto eli lähetys- ja noutopisteet: Matkahuolto voi siirtää henkilötietoja kuljetusketjuun kuuluville yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille niiltä osin, kuin nämä tarvitsevat tietoja näille osoitettujen tehtävien toteuttamista, kuten paketin kuljettamista, luovuttamista ja jakelua, sekä saapumisilmoitusten tai asiakastyytyväisyyskyselyiden lähettämistä, varten.

• Digitaalisissa myyntikanavissamme käytämme kolmansia osapuolia maksupalveluntarjoajina. Matkahuollon siirtämien henkilötietojen (nimi, sähköpostiosoite) lisäksi maksupalveluntarjoajat voivat pyytää lisätietoja valitusta maksutavasta riippuen. Nämä lisätiedot eivät jää Matkahuollon käsiteltäväksi tai säilytettäväksi, vaan niiden käsittelystä vastaa maksupalveluntarjoaja oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.  

• Liikennöitsijät: Matkahuolto voi siirtää henkilötietoja rajoitetusti liikennöitsijöille pikapakettipalvelun toteuttamista varten.  

• Tietojärjestelmätoimittajat ja muut palveluntarjoajat: Matkahuolto siirtää henkilötietoja tietojärjestelmätoimittajilleen ja muille palveluntarjoajilleen sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Matkahuolto on näille osoittanut, kuten tietojärjestelmien ylläpitotehtävät tai muut tietojenkäsittelytehtävät. 

Tietoja säilytetään ensisijaisesti Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueella tai Euroopan talousalueella, mutta EU- tai ETA-alueen ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä voi olla pääsy henkilötietoihin tarjotessaan palveluitaan Matkahuollolle. Niissä tapauksissa, joissa tällaista tietojen luovuttamista tapahtuu, Matkahuollon on varmistettava, että Euroopan komissio on tehnyt päätöksen henkilötietojen suojan riittävästä tasosta kohdemaassa, käytettävä Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita vastaavia järjestelyjä ja noudatettava muita asianmukaisia suojatoimenpiteitä henkilötietojen luovuttamiseen tai siirtoon EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tarkemmat tiedot sovellettavista suojatoimenpiteistä on saatavilla pyynnöstä Matkahuollolta. 

Lisäksi kansainvälisten lähetysten yhteydessä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle riippuen lähettäjän, tämän käyttämien yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden sijaintivaltiosta.   

Tiekuljetussopimuslaissa ja sitä vastaavissa logistiikka-alan kansainvälisissä sopimuksissa asetetaan yksityiskohtaiset vaatimukset niistä tiedoista, jotka lähetyksen lähettäjä tai rahdinkuljettaja on vähintään velvoitettu merkitsemään lähetyksen mukana toimitettavaan kuljetusasiakirjaan. Näitä kuljetusasiakirjaan sisältyviä tietoja Matkahuolto luovuttaa ulkomaille toimitettavien lähetysten yhteydessä kuljetusketjuun kuuluville yhteistyökumppaneilleen säännönmukaisesti. Tässä yhteydessä säännönmukaisesti luovutettavien henkilötietojen ryhmät ovat seuraavat:

• lähettäjän (tai tämän edustajan) ja vastaanottajan (tai tämän edustajan) koko nimi

• lähetyksen toimittamiseksi tarvittavat vastaanottajan tiedot, tapauksesta riippuen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite.

Lisäksi lähetyksen vastaanottajan (tai tämän valtuuttaman edustajan) kuittaustiedot luovutetaan kuljetussopimuksen mukaisesti lähetyksen lähettäjälle.

Lisäksi henkilötietoja luovutetaan toimivaltaisille viranomaisille, kuten rajavartioviranomaisille ja tullille viranomaisten lakisääteisten tiedonsaantioikeuksien rajoissa.

Matkahuolto luovuttaa tiedot vastaanottajille salattuna tiedonsiirtona suojatun teknisen käyttöyhteyden kautta.

Edellä mainitun lisäksi Matkahuolto luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa:

• Matkahuolto voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut tähän suostumuksesi.

• Matkahuolto voi luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten tai muiden toimivaltaisten tahojen esittämien vaatimusten tai soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

• Mikäli Matkahuolto myy, ostaa, fuusioi tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Matkahuolto tai sen puolesta toimiva taho voi luovuttaa henkilötietojasi ostajille ja näiden neuvonantajille.

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään Matkahuollon toimipisteissä lukituissa tiloissa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille rekisterinpitäjän tai tämän puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella välttämätöntä saada pääsy tietoihin, jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen, ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.

Konekielinen palvelu sijaitsee suojatussa, lukitussa konesalissa, jonne pääsy on rajoitettu tekniseen henkilöstöön ja sallittu ainoastaan kulkuluvilla. Palvelimet on suojattu käyttäen teknisiä menetelmiä. Kaikki selaimen ja palvelinympäristön välinen tietoliikenne on salattu. Palvelinten ja sovellusten käyttöoikeuksia on rajattu rooliperusteisella käyttövaltuushallinnalla.

8. Henkilötietojen säilytysaika ja poisto

Matkahuolto tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, jotka suorittavat Matkahuollon puolesta pakettipalveluiden toimittamisen yhteydessä toteutettavia henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Matkahuolto määrittelee henkilötietojen säilytysajat seuraavien perusteiden mukaisesti:

• Henkilötietojasi säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhteen aktiivisuus määritellään Matkahuollon sähköisissä palveluissa asiointisi tai sinun ja Matkahuollon välisen yhteydenpidon perusteella.

• Suoramarkkinointisuostumustasi koskeva tieto poistetaan, jos peruutat markkinointisuostumuksesi tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

• Tietosi poistetaan, mikäli olet pyytänyt tietojesi poistoa, eikä Matkahuollolla ole muuta perustetta henkilötietojesi käsittelylle.

Joidenkin Matkahuollon palveluiden viestinnällisiin osioihin, kuten antamiisi julkisiin palautteisiin, jää näkyviin nimimerkkisi ja siihen liittyvä tuottamasi sisältö myös asiakassuhteesi päättymisen jälkeen.

Matkahuolto voi lisäksi olla velvoitettu säilyttämään joitakin henkilötietojasi noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Pakettipalveluiden yhteydessä käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään Matkahuollon operatiivisissa järjestelmissä pääsääntöisesti puolentoista vuoden ajan, minkä jälkeen tiedot arkistoidaan. Tiekuljetussopimuslakiin perustuva kanneaika on maksimissaan kolme vuotta, minkä vuoksi Matkahuolto säilyttää kaikkia pakettipalveluiden yhteydessä käsiteltyjä tietoja arkistoituna vähintään kolmen vuoden ajan. Arkistoituihin tietoihin pääsy on tiukasti rajattu.

Lähetyksen vastaanottajan (tai tämän valtuuttaman henkilön) henkilötunnuksen loppuosaa säilytetään puolitoista vuotta.

Kirjanpitoaineiston osana olevia henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika.

Kun Matkahuolto ei enää tarvitse henkilötietoja niiden käsittelyn tarkoituksiin, tiedot poistetaan Matkahuollon ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Matkahuoltoon niiltä osin, kuin Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä.

• Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Matkahuollolta vahvistus siitä, käsitteleekö Matkahuolto häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot. Matkahuolto voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.

• Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista Matkahuollon hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää Matkahuollon hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi rekisteröidyn hakemuksista annettujen päätösten sisältö. Tällaisia päätöksiä koskee omat valitusmenettelynsä kussakin päätöksessä annettujen tietojen mukaisesti.

• Oikeus tulla unohdetuksi: Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Matkahuoltoa velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt, rekisteröidyllä on oikeus vaatia Matkahuoltoa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja Matkahuollolla on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot.

• Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus vaatia Matkahuoltoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

• Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Matkahuollolta Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Matkahuollon estämättä.

• Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Matkahuollon oikeutettuun etuun, ja Matkahuollolla on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

• Suoramarkkinointi ja oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

• Jos rekisteröity on antanut Matkahuollolle suostumuksensa sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, voi rekisteröity perua suostumuksensa koska tahansa.

Jos olet rekisteröitynyt Matkahuollon sähköisten palveluiden käyttäjäksi, voit tarkastaa ja oikaista tietojasi Matkahuollon tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Jos et ole rekisteröitynyt sähköisten palveluiden käyttäjäksi, tai mikäli et halua käyttää sähköisiä palveluita tietojesi tarkastamiseen tai oikaisemiseen, voit tarkastaa ja oikaista tietojasi ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen. Tietojen poistamista tai siirtämistä taikka suoramarkkinoinnin kieltämistä koskevat pyynnöt tulee aina esittää Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukselle.

Matkahuolto ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Matkahuollon henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut.

10. Lopuksi

Matkahuolto pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Matkahuolto ilmoittaa henkilötietojen käsittelyssä mahdollisesti tapahtuvista muutoksista asiaankuuluvasti.
Matkahuolto ei ole kaikissa tapauksissa velvollinen ilmoittamaan muutoksista erikseen, kuten milloin tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatisi kohtuutonta vaivaa (esimerkiksi milloin rekisteröidystä ei ole ajantasaisia yhteystietoja), joten rekisteröityjä kehotetaan ajoittain tarkastamaan tämä seloste mahdollisten muutosten varalta.